L’ACSP est heureuse d’annoncer avoir reçu un soutien indéniable (91%) en faveur de la dernière version de son premier document de gouvernance. Un vote en ligne fut organisé, impliquant plusieurs stagiaires postdoctoraux, lesquels agissent en tant que représentants de leurs institutions locales au sein du comité exécutif de l’ACSP.

• Article I : Nom
• Article II : Vision
• Article III : Mission
• Article IV : Adhésion
• Article V : Gouvernement
• Article VI : Assemblées
• Article VII : Elections
• Article VIII : Consultation des membres de l’ACSP
• Article IX : Amendements à la constitution
• Annexe I : Aperçu de la structure de gouvernance de l’ACSP.

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Traduction de Dre. Maya Boudiffa

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Association Canadienne des Stagiaires Postdoctoraux

Version Constitutionnelle/ Document Organisationnel

Date d’acceptation : Mai 2011

Article I: Nom

 Le nom de cette organisation est l’Association Canadienne des Stagiaires Postdoctoraux, noté dans ce qui suit comme « ACSP ». L’ACSP doit reconnaitre le terme postdoc ou SPD en référence aux Stagiaires Postdoctoraux et Associés.  Un postdoc est défini comme un individu possédant un diplôme de niveau doctoral, récemment obtenu (ou un équivalent professionnel médical), et effectuant un stage temporaire de recherche supervisé. L’ACSP considère un postdoc Canadien tout postdoc affilié à une institution Canadienne, ou recevant une subvention Canadienne, sans égard à la nationalité, la citoyenneté ou la résidence permanente.

Article II: Vision

L’ACSP doit agir comme porte parole national des postdocs Canadiens. Elle doit travailler à la clarification du rôle des postdocs au Canada, plaider pour le traitement équitable des postdocs, et représenter les intérêts des postdocs au niveaux Fédéral et Provinciaux.

Article III: Mission

L’ACSP existe pour représenter les postdocs Canadiens en :

a.       Agissant comme une voix collective

-   Exemples : Agir comme lien entre les postdocs Canadiens, les représentants institutionnels, les agences de subventions, les organismes professionnels et le gouvernement provincial et national. Mettre l’accent sur le rôle et la valeur des postdocs Canadiens au sein de la communauté académique Canadienne et internationale.

b.      Défendant les intérêts des postdocs

-          Exemple : exprimer les opinions et les besoins des postdocs au niveau international, national, régional et institutionnel. Etablir de meilleures règles de bonne pratique de formation postdoctorale, et encourager l’exécution de ces règles par les institutions au niveau national.

c.       Fournissant les ressources pour le développement professionnel

-          Exemples : améliorer l’expérience postdoctorale en facilitant la transition aux phases ultérieures de carrière. Aider à l’établissement des associations postdoctorales au niveau institutionnel et leurs procurer le support nécessaire.

Article IV: Adhésion

                Section 1 : Membre Actif

Tous les postdocs Canadiens définis dans l’Article I sont considérés comme membres actifs de l’ACSP. L’adhésion est renouvelée chaque année et le sera jusqu’à la reclassification du membre. Chaque membre se voit octroyer le titre de membre actif et sera désigné, dans ce qui suit, comme « membre ». Les membres ont le droit de rejoindre le groupe général de travail en ligne de l’ACSP, concourir pour les postes exécutifs de l’ACSP, et se porter volontaire pour d’autres groupes de travails et de sous comités de l’ACSP.

                Section 2 : Membre International

Un membre international est définit comme un membre réalisant un post doctorat à l’extérieur du Canada, tout en recevant des subventions du Canada. Les membres internationaux ont les mêmes droits que les autres membres actifs. De plus, l’éligibilité pour les postes de responsable international au sein du comité exécutif de l’ASCP doit être restreinte aux membres internationaux.

Section 2 : Membre Adjoint

Une personne qui n’est pas actuellement un postdoc Canadien, et de ce fait qui n’est pas membre actif de l’ASCP, peut être nommée comme membre adjoint par le comité exécutif de l’ASCP. Les membres adjoints peuvent se joindre aux groupes de travail et aux sous-comités, mais n’ont le droit de vote qu’après un vote approbatif majoritaire du conseil exécutif.

 Article V : Gouvernement

La gouvernance de l’ASCP contient 3 composantes de base : le conseil exécutif, le comité exécutif (incluant les représentants institutionnels et le responsable international) et les comités de travail.

Section 1 : Conseil Exécutif de l’ASCP

Le conseil exécutif de l’ASCP est constitué du président de l’ASCP, et les vice présidents des affaires externes, des opérations, de la finance et des communications. Les membres du conseil exécutif doivent êtres élus tel décrit dans l’Article VII.

Le comité exécutif est responsable de tous les contacts externes représentant l’ASCP, il doit assigner et coordonner les taches politiques et d’influence aux comités appropriés, et doit s’assurer  du maintien et de la continuité  de représentation institutionnelle du conseil.

La tache première du conseil exécutif est de bâtir et gérer les consensus internes de l’ASCP. Dans la structure décentralisée du gouvernement ASCP, le conseil exécutif se reportera au travail de ses comités.

Section 1-1. Le président

Le président est le porte parole officiel de l’ASCP, et de ce fait doit représenter l’ASCP dans les médias, les agences gouvernementales provinciales et fédérales, incluant l’Association Canadienne pour les Etudes Graduées (ACEG) et l’Association Canadienne des Enseignants Universitaires (ACEU). Dans certains cas, et à la discrétion du président ou du comité exécutif, la représentation de l’ASCP à certaines organisations peut être déléguée au vice président des affaires externes ou à un responsable de comité.

Le président doit être un membre ex-officio de tous les comités et est responsable de l’attribution de résolution de correspondance au vice président ou responsable de comité appropriés. Le président ne vote pas durant les assemblées, à moins de devoir trancher un vote à égalité des voix.

Section 1-2. Le vice président des affaires externes

Le vice président des affaires externes doit aider le président dans l’entretien des contacts avec des agences telles que l’ACEG et l’ACEU, et doit travailler en étroite collaboration avec le président.

Section 1-3. Le vice président des opérations

Le vice président des opérations doit conserver les documents internes et organiser les prochaines assemblées de l’exécutif. Le vice président des opérations a le pouvoir d’organiser une assemblée ad hoc pour discuter de l’organisation interne de l’ASCP, revoir la constitution de l’ASCP, et proposer des recommandations organisationnelles au conseil exécutif. Le vice président des opérations doit mettre tous les rapports à la disposition des représentants institutionnels de l’ASCP.

Section 1-4. Le vice président des communications

Le vice président des communications est responsable du maintien du site web de l’ASCP et des autres moyens/groupes de communication de l’ASCP. Les listes d’adhésion à ces groupes doivent être actualisées annuellement.

Section 1-5. Le vice président des Finances

Le vice président des finances est responsable de toutes les activités financières de l’ASCP, incluant la préparation d’un budget annuel, réception des sommes dues à l’ASCP, l’entretien et la garde de tous les livres de comptes se rapportant à l’ASCP, effectuer les paiements et préparer les états financiers. Cette personne doit également préparer des demandes annuelles de subvention aux organismes subventionnaires et d’autres sources potentielles de financement afin de récolter les fonds nécessaires aux opérations et activités de l’ASCP.

Section 1 : Conseil Exécutif de l’ASCP

Le conseil exécutif sert de forum principal au sein duquel les problèmes de l’ACSP sont identifiés et discutés, et des actions décidées et initiées. Le comité exécutif doit s’appuyer sur la consultation de groupe et sur les processus de prise de décision collective pour s’assurer que ses efforts reflètent au mieux les intérêts des postdocs. Ce comité doit être constitué des membres du conseil exécutif (Article V, Section 1) des représentants institutionnels (Article V, Section 2-1) et du responsable international (Article V, Section 2-2). Les membres du comité exécutif doivent faire partie du groupe de travail exécutif en ligne de l’ACSP et peuvent participer aux assemblées de ce groupe. Un membre du comité exécutif qui est dans l’incapacité de participer à une assemblée du comité peut désigner un représentant remplaçant. Tous les membres du comité exécutif ont un accès total aux documents internes et aux rapports.

Section 2-1 : Représentants institutionnels :

Chaque institution Canadienne offrant des postes de postdoc peut assigner un représentant participant au comité exécutif de l’ACSP en tant que son représentant institutionnel. Les représentants institutionnels doivent être inscrits ou employés comme postdoc dans leurs institutions, indépendamment de la source de financement ou de nationalité. Le rôle des représentants institutionnels est d’agir en tant que liaison entre l’ACSP, l’institution et les postdocs de cette dernière. Dans les institutions possédant une association postdoctorale, la sélection du représentant institutionnel est de la responsabilité de la dite association, et l’ACSP n’a aucun rôle à jouer dans ce processus. Dans les institutions ne possédant pas d’association postdoctorale, l’ACSP peut solliciter des représentants en contactant soit le bureau responsable des postdocs, soit directement les postdocs, à la dite institution. Si aucun représentant institutionnel n’est disponible, le comité exécutif peut mandater un représentant institutionnel d’une autre institution, jusqu’à ce qu’un représentant soit désigné. Néanmoins, la responsabilité finale de désigner un représentant institutionnel revient aux postdocs de la dite institution.

Section 2-2 : Représentation des membres internationaux:

Le responsable international doit être un membre international tel que définit dans l’Article IV, Section 2. Le rôle du responsable international est de faire le lien entre les membres internationaux de l’ACSP et le comité exécutif de l’ACSP. Le responsable international est désigné par le comité exécutif de l’ACSP.

Section 3. Comités de Travail :

Le conseil exécutif peut créer, en nommer les membres et dissoudre, ad hoc, des comités de travail pour étudier et établir des rapports sur des domaines de préoccupation particuliers. Les comités de travail doivent élaborer des résumés des problématiques au sein de leur domaine de compétence et formuler des recommandations politiques au comité exécutif de l’ACSP. Les membres des groupes de travail doivent être des membres actifs ou adjoints de l’ACSP, et sont désignés par le conseil exécutif de l’ACSP. Les responsables des groupes de travail doivent être des membres du comité exécutif. Le responsable de chaque groupe de travail doit agir comme liaison entre le dit groupe et le comité exécutif.

Article VI : Assemblées

La fréquence des assemblées du comité exécutif doit être au moins bimensuelle. Les assemblées sont convoquées par le président et annoncées par le vice président des opérations. Les assemblées doivent être annoncées au moins deux semaines avant la date de l’assemblée. Le président ou le vice président des opérations doit envoyer un ordre du jour au comité exécutif au moins deux jours avant la date de l’assemblée. Les assemblées sont typiquement tenues par conférence téléphonique.

Quorum de l’assemblée : 10 personnes minimum, dont deux du conseil exécutif, doivent être présent à l’ouverture de l’assemblée pour procéder à celle-ci ; ainsi que pour passer les motions. Chaque motion présentée au vote durant l’assemblée ne doit être adoptée qu’avec l’appui de la majorité des personnes présentes. Dans l’éventualité d’un vote à égalité des voix, le président doit apporter le vote décisif.

Article VII : Elections

Les élections pour les postes du conseil exécutif se tiennent annuellement en Mai. Chaque mandat exécutif est pour une période d’une année avec possibilité de renouvellement pour une seconde année. Tous les membres de l’ACSP sont éligibles pour les postes du conseil exécutif. Les votes sont effectués par les représentants institutionnels et par les responsables internationaux, au nom de leurs circonscriptions respectives. Le vote se fait par voie électronique sur une période d’une semaine. Le vice président des opérations doit planifier les dates du vote. Au moins une semaine avant le début d’une élection, le vice président des opérations doit annoncer les dates de vote ainsi que la liste des candidats au comité exécutif. En absence de multiple candidats, les nominés sont approuvés. Dans l’éventualité où un poste exécutif est vacant avant une élection, les membres du conseil exécutif doivent nommer un membre intérimaire qui siègera jusqu’à la prochaine élection.

Article VIII : Consultation des membres de l’ACSP :

Les membres actifs de l’ACSP peuvent présenter de nouvelles initiatives au comité exécutif soit via leur représentant institutionnel, soit directement au comité. Dans le dernier cas, le membre souhaitant présenter une initiative, doit contacter le président ou le vice président des opérations pour requérir sa participation à une assemblée du comité exécutif. La requête doit inclure un résumé de l’initiative, et un document démontrant que la dite initiative a le support d’au moins 10 membres actifs d’un minimum de 2 institutions.

Les référendums peuvent être initiés par le comité exécutif de l’ACSP, ou présentés comme initiatives par un membre actif tel que décrit dans le paragraphe précédent. Dans les deux cas, l’initiative doit spécifier à la fois le libellé de la question du référendum, et les procédures par lesquelles le référendum doit être effectué. Le comité exécutif doit d’abord voter sur la question du référendum et de la procédure proposée. Les procédures de référendum ne sont pas spécifiées dans ce document de gouvernance car la procédure appropriée va dépendre de la nature de la question du référendum et de la complétude des listes institutionnelles et nationales de postdocs, au moment de l’annonce d’un référendum.

Article IX : Amendements à la constitution

Les propositions pour amender la constitution doivent suivre les recommandations du vice président des opérations ou par pétition d’au moins 20% des membres institutionnels envoyée au président. Les propositions doivent contenir une reformulation explicite des sections courantes du document, ou proposer de nouveaux articles à considérer. Le vote pour l’adoption d’un amendement doit se faire par courrier électronique au vice président des opérations. Le vote doit être effectué par voie électronique sur une période d’une semaine. Le vice président des opérations doit planifier les dates du vote. L’adoption d’un amendement requière un vote majoritaire du comité exécutif, avec au moins 50% des votes des représentants institutionnels.

Annexe I : Aperçu de la structure de gouvernance de l’ACSP.